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【目次】

・Eメールの書き方
・自分フィルターを持とう


【Ｅメールの書き方】

今や就職活動を進めていく上で、インターネットは欠かせない情報収集ツールの一つ。
就職サイトからのエントリーだけでなく、企業の人事担当者やOB・OGとメールでやりとりをすることも増えるはず。顔の見えないメールだからこそ、マナーを守って、相手に良い印象を与えるチャンスのひとつにしよう。

１．メールの目的
メールを送る目的は何ですか？メールを書き出す前に整理しておきます。
　
A）連絡・報告・依頼
　　 「読んですぐに内容がわかる」ことが必要です。件名には、その内容を簡略化して書き出します。

B）お礼
お礼のメールを受けて嫌な気持ちのする人は少ないと思いますが、仕事上多量のメールを受け取っている人には場合によって負担となってしまうこともあります。そのため、以下の点に注意します。

C）お詫び
お詫びに関しては、メールは不向きであると言われます。電話なら声で、手紙なら筆跡で類推できるニュアンスがメールでは伝わりにくいためです。正式なお詫びに関しては、必ず電話か手紙を使いましょう。

２．メールを書く
（１）一目で内容がわかる件名をつける
メールの件名（タイトル・Subject）を工夫するだけで、受け手にとってはメールの管理がずいぶん楽になります。また、受け手の負担を減らすだけでなく、緊急の旨が件名から見て取れれば優先的に読んでもらうことも出来るのです。自分の名前も入れておくといいでしょう。
ex.　「会社訪問のお礼（穂照大学 太田羽葡子）」
　　 「説明会の日程変更のお願い（オータ専門学校 宿屋太郎）」

（２）誰に宛てたメールなのかを本文の最初に書く
書き出しには、相手の会社名・所属・名前を書きます。手紙と違って時候のあいさつは不要ですが、手紙の表書きにあたる「宛名」は必要です。１つのアドレスを複数名で共有していることもありますので、必ず誰宛のものなのか明記します。仮に誤送してしまっても、相手にすぐ気付いてもらえるというのもメリットです。
ex.　株式会社オータパブリケイションズ
　　 ホテリエ事業部　太田様

（３）自分の名前を名乗る
冒頭で名乗ることで、「どこの誰から届いたメールなのか」を明らかにします。送信アドレスや署名（次項参照）からもわかるように工夫をしますが、念のために冒頭で名乗っておく方が良いでしょう。
ex. 「初めまして。私、穂照大学 社会学部の 太田羽葡子 と申します。」

（４）一行の長さは30～35字程度に
パソコンディスプレイをスクロールして読むのは、とても手間が掛かり読みにくいものです。また、メールソフトによっては、自動的に全角36文字で改行してしまうものもあります。そこで、一行の文字数を短くまとめ、読みやすくするように配慮します。
　　
（５）“明日”っていつ？
メールは、相手がいつ読むかわからないツールです。そのため、「明日、御社に伺わせていただきたいと～」と書いても、それがいつなのかピンとこないこともあります。ですので、「２月２８日、御社に～」といったように具体的な日付を添えた方がよいでしょう。

（６）メール以外のコンタクトがとれるよう署名をつけよう
署名とはメールの最後につけるもので、名刺のような役割を持ちます。署名をつけることで、相手がメール以外のコンタクトを選択することが可能になります。署名の内容は、送信先が企業なのか、友達なのかによって変えてもよいでしょう。友達に送るプライベートなものであれば、「自宅住所」「携帯電話番号」「自分のウェブサイトアドレス」「自分の信条」「好きなことば」等を付ける人もいます。ほとんどのメールソフトで、自動的に署名を付ける機能がついていますので、設定してみましょう。
　　　　
　 ex.
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太田羽葡子（おおた・ぱぶこ）
穂照大学 社会学部 社会政策学科
E-mail＝pabuko@ohtapub.co.jp
Tel＝03-5251-9800
〒105-0001東京都港区虎ノ門1-19-5 虎ノ門１丁目森ビル
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（７）重要度を指定する
多くのメールソフトで、メールの重要性を「高」「低」とフラグを付けて送ることが出来ます。しかし、どのように重要なのかはフラグだけでは伝わりません。やはりタイトルを工夫することが必要です。また、大した内容でもないのに「重要」フラグを付けると、重要度に対する信頼を失います。「重要」フラグの使いどころには十分に注意しましょう。
ex
　 【再送】送付書類に不備があったため再送致します
　 【至急】明日３／１ アポ変更のお願い

（８）送信先のアドレス（To／Cc／Bccの使い分け）

《 To 》
一般的にはこれを使用します
《 Cc（Carbon Copy）》
Ccは、メールを受けた人に、他に誰が受信しているのかを参考までに伝えるときに使用します。Toを複数設定して送るのと、Ccを複数設定して送ることの違いは、Toは「返信がほしい相手」に対してのもので、Ccは「返信は不要だけど、状況を共有してほしい相手」に対して送るものです。Ccは、受け手に「誰に送っているか」がはっきり伝わります。個人のアドレスが表示されますので、面識のない人同士をCcで送るのは危険です。個人情報に敏感な時代ですので、充分に注意しましょう。
《 Bcc（Blind Carbon Copy）》
Ccで、それぞれの受け手に他の人のアドレスが知らされないように送る方法です。それでもToのアドレスだけは、表記されるので注意が必要です。Toは空でも送信出来ますが、自分のアドレスを設定しておくとよいでしょう。

（９）差出人を設定する
「誰からメールが来たか」をすぐにわかってもらえる工夫です。メールソフトの設定画面（Netscapeの場合、ツールの「編集」→「設定」→「名前（差出人・From）」／Outlookの場合、ツールの「ツール」→「アカウント」→「メール」を選択→「プロパティ」）で、氏名をフルネームで設定します。これで、メールを開かずとも、誰から届いたのか分かります。
★設定時の注意：漢字でも英語でも、氏と名の間にスペースを空けます。これで、相手が「アドレス帳」機能に追加する時に、自動に氏名を分けて設定できるようになります。

（10）テキスト形式で送信する
メールには「テキスト形式」と「HTML形式」とがあります。HTML形式は、文中に装飾（サイズ・色・下線など）を付けたり、表組み、写真などを本文中に表示させたりする形式です。HTML形式のメールが開けないメールソフトもありますので、シンプルな文字情報だけを送るテキスト形式をお勧めします。



３．その他の配慮

●ケータイのメールは×
ケータイ電話のメール機能から送るのは、極力避けましょう。相手が、そのメールに返信する際に、文字数の制限が出来てしまうからです。もし、どうしても仕方ないときには、冒頭で「携帯電話からのメールで大変失礼致します」と一言断りましょう。
●スピード
メールはすぐに書くことが大切です。手紙や葉書と違って、すぐに送れてすぐに届くのがメールの長所。何日も遅れてしまうと、他の長所を持つ手紙や葉書に負けてしまいます。「メールの返事がすぐ来る人」＝「仕事の出来る人」とも言えるでしょう。
●文字化け
機種依存文字というものがあります。これは、Windowsで読めて、Macintoshでは読めないといった文字のことです。○で囲った数字や株式会社マーク、半角のカナ文字等がこれにあたります。相手の機種にもよりますが、出来るだけ使用は控えた方が無難です。

《機種依存文字の例》

　
●絵文字、顔文字などは使用しない
社会人とのメールのやりとりは、ビジネスメールと同じであると心得ましょう。「！」マークの乱用にも注意が必要です。
●送信ボタンを押す前に…
送信する前に、必ず読み返しましょう。キーボードの打ち間違いはよくあることです。文字やメールアドレスの間違いがないかを確認した上で、送信ボタンを押します。


■ 自分フィルターを持とう

就職活動中は、私たちオータパブリケイションズのスタッフや、 学校の就職指導の先生、
先輩や友達、両親・・・といったいろいろな人に アドバイスをもらうと思います。
おおよそ同じような意見が返ってくると思いますが、時として同じ質問なのに 人によって
答えがまったく違う・・・なんてこともあるかもしれません。 これと同じことが面接でも言えます。
Aという面接官が読んで「いいねー！」と思った書類も、 Bという面接官が読んだら
「うーん、ちょっとなぁ・・・」となることがあるのです。 就職が“水物”と言われる由縁も
ここにあります。
それもそのはず、価値観は人それぞれ。 一概に誰の意見が正しくて誰の意見が
間違いだとは言い切れません。 何が言いたいかというと・・・ 「いろいろな意見・情報が
あるけれど、自分できちんとフィルターを持ちましょうね」 ということです。
言われたことをすべて真に受けない。鵜呑みにしない。
（もちろん、親切にアドバイスをしてくれたその方の前では真に受けたフリをする優しさも必要）
人の意見は人の意見として、きちんと情報を取捨選択してくださいね！

「自分の方が正しい」 「自分はどうしてもこうしたい」 そう思ったら、時には周りの意見を
聞き流してでも、自分を信じて突っ走ることも必要だと 私は思います。
もちろん当って砕けることもあると思いますが、 人はそうやって失敗から学び、自信を
つけていくのだと思います。
自分の意志もなく、誰かに言われた通りにやって失敗したら、 きっとその助言をくれた人を
責めてしまいます。 周りに原因を押し付けているうちは、自分の成長はありません。
周囲を頼ることも大事ですが、最後の最後は自分の判断で内定を勝ち取ってくださいね！
きっとその時の達成感は最高ですよ。

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